Comment organiser un séminaire d’entreprise ?

Défini comme un rassemblement professionnel, un séminaire d’entreprise est un outil de communication qui favorise les échanges entre collaborateurs. C’est l’événement au cours duquel il est possible de lancer un nouveau projet, faire le bilan, fixer des objectifs ou renforcer la cohésion d’équipe. Si vous souhaitez organiser un séminaire d’entreprise, voici quelques astuces qui vous permettront d’y parvenir.

Définir au préalable le but du séminaire

Le premier exercice à faire dans le cadre de l’organisation d’un séminaire est de définir le but de cette rencontre. Il vous revient de préciser les motifs qui sous-tendent la mise en place de cet événement en déterminant la thématique. Les participants doivent être situés et avoir une idée sur les principaux axes autour desquels la rencontre va s'atteler. En d’autres termes, vous devez leur spécifier s’il s’agit d’un séminaire de :

  • réflexion,
  • formation,
  • team building,
  • d’intégration de nouveaux collaborateurs.

La liste n’est pas exhaustive, mais comme vous le voyez, il faudra définir les enjeux afin de mieux orienter les participants. Selon le cas, ceux qui ont des préoccupations en feront part pour une prise en compte dans le programme.

Choisir le lieu et la date de l’événement

Comme pour tout autre événement, l’organisation d’un séminaire d’entreprise vous oblige à décider d’un lieu et d’une date. En ce qui concerne l’emplacement, il va falloir prendre en compte certains critères pour faire un choix judicieux. Les deux facteurs les plus importants sont la capacité d’accueil du lieu et la facilité d’accès. Ensuite, basez-vous sur la disponibilité des commodités telles que les équipements audiovisuels.

En fonction du nombre de participants, choisissez un espace adéquat, pas trop grand (au risque de paraître vide) ni trop petit. Pour ce qui est de la date, il faudra veiller à ne pas compromettre la disponibilité des collaborateurs. Un créneau dans les horaires professionnels est majoritairement convenable à tous. Évitez les dates symboliques comme celles des fêtes nationales.

De plus, évitez la période des vacances scolaires et les week-ends de pont. Assurez-vous que chaque collaborateur soit informé de la date le plus tôt possible. Cela permet aux participants de mieux s’organiser et vous aide à connaître ceux qui seront présents.

Définir le budget du séminaire

Il faut souligner que le budget est un élément qui permet à l'administration de prendre connaissance du coût du séminaire d'entreprise. Il faudra l’établir en se basant sur les deux aspects cités plus haut et également les contraintes internes de l’entreprise. Vous devez vérifier si les ressources dont cette dernière dispose peuvent permettre la tenue du séminaire dans les conditions voulues. Le but est de procéder de sorte à obtenir un meilleur rapport moyens déployés et réussite de l’événement.

Basez-vous ensuite sur le nombre total de participants et du déplacement, la location de quelques équipements, la durée du séminaire. Si vous louez une salle d'événementiel, il y a moins de chance que vous équipiez la pièce. Ce choix constitue des dépenses en moins. Une fois le coût total obtenu, pensez à laisser une marge comprise entre 10 et 15% du budget pur. Le but de cette précaution est de remédier aux éventuels imprévus qui pourraient survenir pendant l’événement ou lors des préparatifs.

Élaborer le planning

Pour une organisation efficace et une bonne coordination, il est impératif d’élaborer le planning du séminaire. Il faut que chaque membre du personnel reçoive à temps son invitation pour avoir une idée sur le déroulement de la rencontre. Les participants doivent connaître chaque étape du programme de l’ouverture à la clôture de la rencontre d'entreprise.

Le planning contient les heures des activités, des conférences et le nom des conférenciers, le délai des pauses (collations, déjeuners). Veillez à ce que la feuille de route soit fluide et suive une certaine chronologie pour faciliter la compréhension.

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